6 Bước Hoàn Tất Hồ Sơ NVC Sau Khi Nhận Thư Mở Có Case Number Và Invoice ID Number

6 bước NVC là gì?

Đây là 6 bước xử lý hồ sơ tại National Visa Center (NVC) — cơ quan trực thuộc Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ — diễn ra sau khi USCIS đã duyệt đơn bảo lãnh và chuyển hồ sơ sang NVC, tức là sau khi đương đơn nhận được thư mở (Welcome Letter) có kèm Case Number và Invoice ID Number. Giai đoạn này diễn ra trước khi có lịch phỏng vấn tại Lãnh sự quán/Đại sứ quán Hoa Kỳ phụ trách hồ sơ.

Nói ngắn gọn: nhận thư mở → đóng phí → nộp DS-260 → nộp hồ sơ dân sự/tài chính → NVC rà soát → hồ sơ "documentarily complete" → NVC xếp lịch phỏng vấn. Quy trình này áp dụng chung cho nhiều diện định cư (Immediate Relative, Family Preference...), không riêng cho một diện cụ thể nào.

Khi nào cần làm 6 bước này?

Cần bắt đầu thực hiện 6 bước khi đương đơn (hoặc người bảo lãnh) vừa nhận được Welcome Letter từ NVC — thư này xác nhận hồ sơ đã được tạo tại NVC sau khi USCIS gửi thông báo chấp thuận (I-797 Approval Notice) sang.

Hai thông tin bắt buộc phải có trong thư mời, dùng để đăng nhập hệ thống CEAC (ceac.state.gov) và thực hiện toàn bộ 6 bước online:

• Case Number — mã số hồ sơ do NVC cấp.
• Invoice ID Number — mã số hoá đơn dùng để tra cứu và đóng từng khoản phí trên CEAC.

Lưu ý: Toàn bộ 6 bước dưới đây thực hiện online qua CEAC, NVC không nhận thanh toán phí qua đường bưu điện.

Chi tiết 6 bước

Thời gian tham khảo

Thời gian xử lý mỗi bước là tham khảo, có thể thay đổi tuỳ thời điểm và khối lượng hồ sơ tại NVC — không phải cam kết của Tự Do Travel hay của NVC/Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ.

Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ công khai thời gian xử lý cập nhật định kỳ tại trang "NVC Timeframes" trên travel.state.gov. Trang này chỉ áp dụng cho diện Immediate Relative, Employment Preference và Family Preference — không áp dụng cho Diversity Visa, Special Immigrant Visa, visa hôn phu/hôn thê (K), hoặc hồ sơ con nuôi.

Khách hàng nên tra cứu trực tiếp trang "NVC Timeframes" theo thời điểm hồ sơ của mình, hoặc liên hệ Tự Do Travel để được tra cứu theo tình trạng hồ sơ thực tế.

Lỗi thường gặp

Một số lỗi thực tế khiến hồ sơ chậm tiến độ tại NVC, cần tránh:

1. Nhập sai Case Number hoặc Invoice ID Number khi đăng nhập CEAC. Hai mã này phải nhập đúng tuyệt đối theo thư mời (Welcome Letter) — nhập sai hoặc gõ nhầm ký tự khiến không đăng nhập được vào hồ sơ, hoặc tra nhầm sang hồ sơ khác.
2. Nộp hồ sơ dân sự thiếu bản dịch có chứng nhận (certified translation). Giấy tờ không phải tiếng Anh (khai sinh, hôn thú, lý lịch tư pháp...) bắt buộc kèm bản dịch có phần xác nhận của người dịch (dịch chính xác + đủ năng lực dịch) — thiếu phần xác nhận này, hoặc chỉ nộp bản dịch không kèm bản gốc/bản sao, đều bị NVC yêu cầu bổ sung lại.
3. Nộp DS-260 trước khi đóng phí — sai thứ tự quy trình. Đóng phí (Bước 1) cần hoàn tất trước khi hệ thống cho khai và nộp DS-260 (Bước 2); nộp DS-260 khi chưa đóng phí không được NVC xử lý tiếp, phải chờ đóng phí xong mới tính là hợp lệ.
4. Thiếu nộp DS-261 trước khi nộp DS-260. DS-261 (Choice of Address and Agent) bản chất là mẫu khai/xác nhận địa chỉ liên hệ nhận thư từ NVC — không chỉ là mẫu uỷ quyền đại diện. Đương đơn vẫn phải nộp DS-261 kể cả khi tự làm hồ sơ, không thông qua luật sư hay bên thứ ba nào — trường hợp này chỉ cần khai chính đương đơn (hoặc người bảo lãnh) là người nhận thư trực tiếp, không có "agent" riêng. Đây là bước cần hoàn tất trước khi nộp DS-260. Bỏ qua hoặc khai sai DS-261 (địa chỉ email/thông tin liên hệ) làm chậm việc nhận thông báo và hướng dẫn tiếp theo từ NVC.
5. Nộp bản gốc giấy tờ dân sự thay vì bản sao khi tải lên CEAC. CEAC chỉ nhận bản scan/bản sao hồ sơ dân sự; bản gốc phải giữ lại để mang theo khi phỏng vấn tại Lãnh sự quán/Đại sứ quán, không gửi bản gốc qua hệ thống hoặc qua đường bưu điện.

Câu hỏi thường gặp

Invoice ID Number là gì?

Invoice ID Number là mã số hoá đơn do NVC cấp trong thư mời (Welcome Letter), dùng để tra cứu và đóng từng khoản phí (Immigrant Visa Fee, Affidavit of Support Fee) trên hệ thống CEAC. Mỗi khoản phí có Invoice ID riêng.

Case Number NVC là gì?

Case Number là mã số hồ sơ do NVC cấp sau khi nhận hồ sơ chuyển từ USCIS, dùng để đăng nhập CEAC và theo dõi toàn bộ tiến trình xử lý hồ sơ tại NVC. Mã này xuất hiện trong thư mời gửi cho người bảo lãnh/đương đơn.

Làm 6 bước NVC mất bao lâu?

Thời gian hoàn tất 6 bước là tham khảo, có thể thay đổi tuỳ thời điểm và khối lượng hồ sơ tại NVC — không có con số cố định áp dụng cho mọi hồ sơ, vì phụ thuộc tốc độ đương đơn chuẩn bị giấy tờ và tải xử lý thực tế của NVC ở từng thời điểm. Xem cập nhật tại trang "NVC Timeframes" trên travel.state.gov.

Kiểm tra tình trạng hồ sơ tại NVC ở đâu?

Đăng nhập CEAC (ceac.state.gov) bằng Case Number và Invoice ID Number để xem trạng thái từng khoản phí, DS-260, hồ sơ dân sự/tài chính đã nộp, và tiến độ tổng thể của hồ sơ.

Mẫu DS-260 có bản tiếng Việt không?

Không. DS-260 chỉ có tiếng Anh, khai trực tuyến trên CEAC. Đương đơn không rành tiếng Anh có thể cần người hỗ trợ điền đúng thông tin theo đúng hồ sơ gốc.

Nguồn tham chiếu

• Fees for Visa Services — travel.state.gov
• Visa Wait Times — travel.state.gov
• CEAC Immigrant Visa Status Check
• Liên hệ trực tiếp bộ phận visa Hoa Kỳ — travel.state.gov
• NVC Processing (Step 2) — travel.state.gov
• NVC Timeframes (cập nhật hằng tuần) — travel.state.gov
• CEAC — Consular Electronic Application Center (ceac.state.gov): hệ thống chính thức để đăng nhập, đóng phí, nộp DS-260/DS-261, tải hồ sơ dân sự/tài chính và theo dõi trạng thái hồ sơ tại NVC.